Le démarrage d'une instance all-in-web

Dans l'onglet "champs fiche contact" du menu "Admin" choisissez les champs supplémentaires dont vous pouvez avoir besoin. Ces champs peuvent être des textes courts ou longs, des nombres, des dates ou même une liste de valeurs prédéfinies avec les champs de type "liste". Par exemple un champ "Décoration" où vous pouvez rentrer une liste de valeurs telles que 'Chevalier de la Légion d'Honneur', 'Médaille militaire' etc...

Chargez les membres à partir de l'onglet "Nouveau contact" du menu Annuaire. Ou mieux et beaucoup plus rapide, à partir de "Import" dans ce même menu Annuaire. L'import permet de charger d'un coup tous les membres en une seule opération à partir d'un fichier existant sous format de type 'csv' (format très couramment utilisé pour les échanges de données et que l'on obtient par exemple depuis excel en faisant 'sauvez sous' et 'type csv').

Une fois l'annuaire constitué, regroupez les personnes travaillant dans la même commission, ou constituant le Bureau, ou ayant le même rôle dans le club. Ce qui permettra de faire des mailings ou d'attribuer des droits d'accès spécifiques en fonction de ces listes.
il existe 2 possibiltés pour constituer des listes de diffusion :

• en fonction de la valeur saisie dans "type de membre" d'une fiche contact : all-in-web créé automatiquement des listes de diffusion des fiches ayant le même type de membre.
  
• Ou à partir d'une "Recherche" effectuée dans la liste des contacts. Par exemple faire dans le pavé 'Recherche' (dans Annuaire, onglet "Contacts", pavé  en haut à droite) faire "Rechercher" Ville=PARIS - il faut que cette colonne apparaisse dans les colonnes variables - et faire ensuite "Enregistrer cette recherche" ou "Ajouter à la liste" dans les options en bas de l'écran.

Une liste de type "Recherche" est dynamique et recalculée à chaque fois qu'elle est appelée. Une liste de diffusion de type "Liste" est statique.

Commencez par adapter et personnaliser la "fiche club" selon vos besoins (en utilisant l'onglet "Champs fiche club" du menu Admin. Une bonne pratique consiste à rajouter par exemple les heures de permanence ou d'ouverture. Mettez ensuite cette fiche à jour depuis l'onglet "Fiche du club" du menu Annuaire. Depuis cet onglet il est également possible de charger ou de changer le logo apparaissant sur la page d'accueil.

Pour éviter que le démarrage du site se fasse avec des pages vides, allez dans le menu Webmestre et organisez vos pages publiques avec un menu de niveau 1 et un menu de niveau 2. Une bonne pratique consiste à mettre une présentation générale comme première page (utiliser les flèches bleues pour remonter ou descendre l'ordre des pages). Pour cela, créer une nouvelle page en utilisant l'onglet "Pages persos" puis insérer cette page dans le menu à partir de l'onglet "Menu d'accueil". Utilisez les menu "Actualités" et "Agenda" pour créer une première actualité et un premier événement (un événement est lié à une date). Ne pas oublier de mettre les pages en ligne en cochant la case correspondante.

L'organigramme permet aux visiteurs du site de connaître les instances principales de l'association/du club et de laisser éventuellement un message. Aller dans l'onglet Organigramme du menu Annuaire et créez un Groupe (par exemple "Bureau") auquel vous rattacherez les membres de ce Groupe. Mettre cet organigramme "en ligne" dans le menu Webmestre et allez voir le résultat sur les pages publiques du site. Voir aussi l'aide spécifique concernant la création d'un organigramme.

Allez dans le menu Documents et créez les dossiers et sous-dossiers en fonction du besoin. Eventuellement restreindre l'accès d'un sous-dossier à un groupe de personnes, par exemple un dossier réservé au comité en indiquant 'accès limité' et en sélectionnant la liste correspondant au Comité.

Dans le menu Admin, utilisez l'onglet "Création d'accès" pour donner  les codes d'accès aux différents membres du club. Il suffit de sélectionner un membre dans la liste, de lui définir un niveau de droit (statut 'utilisateur', 'Gestionnaire' ou 'administrateur') et de valider. Le membre recevra ses codes d'accès dans un email envoyé sur l'adresse email sélectionnée. Vous pouvez affiner les droits attribués dans l'onglet "Accès existants" en personnalisant le niveau autorisé pour les emails, pour les documents, pour l'accès au menu Webmestre et au
menu Trésorerie.

9) prévenez tous les membres du démarrage du site.

Le plus simple étant d'aller dans le menu Mailing et de faire un email sur la liste "Tous les membres".